ПОРЯДОК ПРОВЕДЕНИЯ РАБОТ ПО СЕРТИФИКАЦИИ

9.1. Процесс сертификации СМ предусматривает организационный этап, двухэтапный первичный аудит по сертификации СМ, два инспекционных аудита и, после трехлетнего цикла сертификации – ресертификацию до окончания срока действия сертификата.

9.2. Начало работ

Основанием для начала работ служит заявка по форме, утвержденной внутренней документацией и направленная заявителем в орган по сертификации.

Орган по сертификации регистрирует заявку, проводит анализ заявки для определения возможности проведения сертификации.

Орган по сертификации после проведения анализа заявки извещает заявителя о решении «принять/не принять» заявку на сертификацию СМ.

9.3. Заключение договора на проведение сертификации СМ

В случае положительного решения о принятии заявки на сертификацию СМ орган по сертификации и заявитель заключают договор.

Перед заключением договора орган по сертификации проводит оценку трудозатрат на проведение сертификации по правилам, установленным в органе по сертификации. При оценке трудозатрат следует учитывать все производственные площадки заявителя (независимо от местоположения).

9.4. Формирование комиссии по сертификации

После оплаты работ по договору орган по сертификации распоряжением руководства назначает председателя комиссии по сертификации (далее — комиссия) и формирует её состав.

Комиссия может состоять из одного или нескольких экспертов. Если аудит осуществляет один эксперт, он выполняет обязанности председателя комиссии. Состав комиссии должен быть сформирован с учетом требований ГОСТ Р ИСО/МЭК 17021-2012 и ГОСТ Р ИСО 19011-2012.

9.5. Проведение первого этапа аудита по сертификации системы менеджмента

Первый этап аудита по сертификации СМ проводят с целью определить соответствие документов системы требованиям нормативных документов (стандартов).

Председатель комиссии запрашивает у заявителя документы СМ для анализа и сведения относительно проведения внутренних аудитов и анализа СМ со стороны руководства.

Анализ должен быть завершен оформлением письменного отчета о предварительной проверке документов СМ, в котором наряду с указанием выявленных замечаний должно быть сформулировано (если это необходимо) заключение с обоснованием проведения частичного аудита «на месте» для снятия неясных вопросов или перехода ко второму этапу аудита.

В случае частичной проверки СМ на «месте» председатель комиссии разрабатывает план проверки, в который включает проверку процессов и подразделений, вызвавших вопросы при анализе документов.

При положительном заключении о возможности перехода ко второму этапу аудита по сертификации СМ отчет, подписанный председателем комиссии и экспертом, проводившим анализ, орган по сертификации направляет проверяемой организации не позднее чем за две недели до начала второго этапа аудита. При отрицательном заключении документы должны быть направлены заявителю на доработку.

Отмеченные в отчете несоответствия СМ заказчик должен устранить до начала проведения второго этапа аудита по сертификации СМ (аудита СМ на «месте»).

9.6. Подготовка второго этапа аудита по сертификации системы менеджмента качества

Второй этап аудита по сертификации СМ (аудит на «месте») проводят непосредственно в организации заявителя в целях оценки внедрения и результативности СМ.

До начала аудита председатель комиссии взаимодействует с проверяемой организацией в целях уточнения необходимой информации об организации.

Председатель комиссии подготавливает план аудита и доводит его до сведения проверяемой организации до начала аудита «на месте».

Любые возражения проверяемой организации должны быть разрешены до начала аудита председателем комиссии и представителем проверяемой организации, имеющим соответствующие полномочия.

В ходе аудита председатель комиссии вправе вносить изменения в план аудита, которые должны быть согласованы с проверяемой организацией.

9.7. Проведение второго этапа аудита по сертификации систем менеджмента (аудита «на месте»)

Второй этап состоит из предварительного совещания, аудита на месте, подготовки акта по результатам аудита «на месте», проведения заключительного совещания, утверждения и рассылки акта.

Предварительное совещание проводят под руководством председателя комиссии с участием членов комиссии, руководства и ведущих специалистов проверяемой организации.

Аудит на месте состоит из сбора, проверки и регистрация данных, формирования выводов аудита, классификации и регистрации выводов, действий с несоответствиями и уведомлениями.

Председатель комиссии несет ответственность за подготовку и содержание акта по результатам аудита.

По результатам аудита председатель комиссии проводит заключительное совещание и представляет проект акта, включающий в себя описание всех несоответствий и уведомлений.

Акт подписывают председатель комиссии, члены комиссии и предоставляют для ознакомления и подписи руководителю проверяемой организации или его представителю. Акт печатают в двух экземплярах – один экземпляр акта передают проверяемой организации — заказчику, другой — органу по сертификации.

9.8. Завершение сертификации, регистрация и выдача сертификата соответствия системы менеджмента

Работу комиссии считают завершенной, если выполнены все работы, предусмотренные планом аудита, акт по результатам аудита подписан сторонами и разослан; комиссии представлены план и отчет по выполнению корректирующих действий по устранению выявленных несоответствий и план корректирующих действий по учету уведомлений.

Решение о выдаче сертификата может быть принято только после устранения всех зарегистрированных несоответствий и вызвавших их причин, т.е. после рассмотрения письменного отчета проверяемой организации органом по сертификации о проведенных корректирующих действиях и, если это необходимо, после рассмотрения результатов выполнения корректирующих действий «на месте».

При положительном решении орган по сертификации оформляет сертификат соответствия СМ установленного образца, утвержденного внутренними документами.

Орган по сертификации присваивает сертификату регистрационный номер, затем сертификат регистрируют в Реестре органа по сертификации.

Сертификат может иметь приложение. Решение об оформлении приложения к сертификату принимает руководство органа по сертификации по согласованию с заказчиком. В приложении к сертификату указывают все производственные площадки и их адреса, а также, при необходимости, уточняют информацию о продукции.

Руководитель органа по сертификации или его заместитель, подписывают сертификат. На сертификате ставят печать органа по сертификации.

Срок действия сертификата соответствия СМ – три года.

В случае отказа в выдаче сертификата заявитель имеет право в месячный срок после получения решения об отказе выдачи сертификата направить в комиссию по апелляциям органа по сертификации (или в комиссию по апелляциям Системы) заявление о несогласии с заключением комиссии по аудиту. По результатам рассмотрения апелляции может быть назначен повторный аудит с другим составом комиссии, выполняемый за счет заявителя.

9.9. Инспекционный контроль сертифицированной системы менеджмента

Инспекционный контроль может быть плановым и внеплановым.

В течение срока действия сертификата проводят два плановых инспекционных контроля. При плановом инспекционном контроле общий объем проверки должен включать в себя не менее 1/2 элементов системы менеджмента.

После получения органом по сертификации предоплаты в рамках заключенного договора на проведение инспекционного контроля руководитель органа по сертификации назначает председателя комиссии, который формирует состав комиссии по инспекционному контролю.

При положительных результатах инспекционного контроля (отсутствие несоответствий, отсутствие нарушения правил использования сертификата и применения знака соответствия) орган по сертификации принимает решение о подтверждении действия сертификата соответствия.

Если при инспекционном контроле обнаруживают невыполнение запланированных корректирующих действий по устранению несоответствий по результатам предыдущего инспекционного контроля, то орган по сертификации принимает решение о приостановлении действия выданного сертификата на срок до трех месяцев.

Если указанные корректирующие действия не выполнены по истечении трех месяцев, то это влечет за собой отзыв сертификата соответствия системы менеджмента.

Если результаты корректирующих действий будут признаны органом по сертификации неудовлетворительными или проверяемая организация не предоставит органу по сертификации возможности проверки результатов корректирующих действий, то это должно повлечь за собой отзыв сертификата соответствия СМ.

Если при инспекционном контроле будут установлены несоответствия, то они должны быть устранены в согласованные с проверяемой организацией сроки. Отчет об устранении установленных несоответствий проверяемая организация направляет в орган по сертификации.

9.10. Ресертификация систем менеджмента

Порядок ресертификации СМ аналогичен порядку сертификации.

Анализ документов СМ (первый этап аудита по сертификации) должен быть проведен при значительных изменениях в СМ или в условиях функционирования СМ (например, юридических изменениях).

Заявка от организации, желающей ресертифицировать СМ, должна быть направлена в орган по сертификации за три месяца до окончания срока действия сертификата.

Состав представляемых заказчиком ресертификации СМ документов и материалов может быть изменен по усмотрению органа по сертификации.

9.11. Расширение (сужение) области сертификации

Область сертификации расширяют (сужают) при изменении (увеличении/сокращении):

— процессов жизненного цикла продукции в рамках однородной продукции, применительно к которой была сертифицирована СМ.

— номенклатуры продукции, выпускаемой организацией;

— производственных площадок организации.

Держатель сертификата, желающий расширить (сузить) область сертификации, направляет заявку (письмо-обращение) в орган по сертификации.

Орган по сертификации может принять решение о расширении (сужении) области сертификации по результатам инспекционного контроля.

9.12. Приостановление или отмена действия сертификата

Орган по сертификации должен приостановить действие сертификата в случаях, если:

— при инспекционном контроле выясняется, что заказчик не может выполнить требования, предъявляемые при сертификации;

— заявитель — держатель сертификата отказывается от проведения инспекционного контроля или не позволяет проводить инспекционный контроль с требуемой периодичностью;

— заявитель — держатель сертификата не выполнил запланированные корректирующие действия по устранению несоответствий по результатам предыдущего инспекционного контроля;

— выявлены нарушения правил использования сертификата и применения знака соответствия;

— заявитель — держатель сертификата добровольно сделал запрос о приостановлении действия сертификата.

Период приостановления действия сертификата не должен превышать шести месяцев.

В случае, если в период работ по приостановлению действия сертификата орган по сертификации сочтет невозможным дальнейшее использование сертификата, должно быть принято решение об его отмене или сужении области сертификации.

9.13. Отмена действия сертификата осуществляется органом по сертификации в случаях, если заявитель не устранил выявленные замечания после окончания срока приостановления действия сертификата или по запросу организации – держателя сертификата в связи с ликвидацией организации или прекращением производства продукции, на которую распространяется сертификат.

9.14. При осуществлении проверки деловой репутации заявителей на сертификацию учитывается статус предпринимательства: организации малого, среднего, крупного предпринимательства. В общем случае заявитель на сертификацию предоставляет следующие документы, необходимые для осуществления проверки его деловой репутации:

— анкета заявителя на сертификацию (форма Анкеты устанавливается внутренними нормативными документами ООО «ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКИЙ ЦЕНТР «ИНСАЙТ»»);

— учредительные документы (свидетельство о государственной регистрации юридического лица или индивидуального предпринимателя; свидетельство о постановке на налоговый учет, решение о создании юридического лица, Устав организации со всеми последующими изменениями; приказы о назначении руководителей организации; выписка из Единого государственного реестра юридических лиц);

— сертификаты соответствия систем менеджмента качества, экологического менеджмента, менеджмента охраны труда и др., лицензии и документы, подтверждающие право организации осуществлять деятельность (при наличии);

— штатное расписание заявителя на сертификацию на момент проведения проверки и приказ о его утверждении;

— реестр выполненных за проверяемый период договоров поставки;

— баланс за каждый год проверяемого периода;

— презентационные материалы компании, описывающие сферу деятельности компании.

Проверяемый период — три года, предшествующие году осуществления проверки. Орган по сертификации при необходимости может запросить в рабочем порядке у заявителя на сертификацию дополнительные документы, необходимые для проведения проверки деловой репутации заявителя на сертификацию.

9.15. Заявки на сертификацию продукции (работ, услуг) регистрируются в установленном в документах Системы порядке.

9.16. Основания для отрицательного решения по заявке (отказ в проведении сертификации продукции (работ, услуг):

— заявитель на сертификацию не является российским производителем;

— головной офис или управляющая компания заявителя на сертификацию (транснациональной компании) не являются резидентом Российской Федерации;

— отказ заявителя на сертификацию в предоставлении полного комплекта необходимых для сертификации документов и сведений, в том числе запрашиваемых дополнительно;

— подача заявки на сертификацию продукции, относящейся к сырьевой категории;

— наличие у заявителя на сертификацию продукции (работ, услуг) неисполненной обязанности по уплате налогов, сборов, страховых взносов, пеней, штрафов, процентов, подлежащих уплате в соответствии с законодательством Российской Федерации о налогах и сборах;

— наличие у заявителя на сертификацию продукции (работ, услуг) просроченной задолженности по возврату в федеральный бюджет субсидий, бюджетных инвестиций, предоставленных в том числе в соответствии с иными правовыми актами, и иной просроченной задолженности перед федеральным бюджетом, в том числе по денежным обязательствам перед Российской Федерацией, определенным статьей 93.4 Бюджетного кодекса Российской Федерации;

— наличие официальной информации о том, что заявитель на сертификацию продукции (работ, услуг) находится в процессе реорганизации, ликвидации, банкротства;

— наличие официальной информации о том, что заявитель на сертификацию продукции (работ, услуг) является получателем средств из федерального бюджета, предоставляемых в целях обеспечения мероприятий по повышению узнаваемости известных российских брендов и российской продукции за рубежом;

— наличие официальной информации о том, что заявитель на сертификацию продукции (работ, услуг) является иностранным юридическим лицом, а также российским юридическим лицом, в уставном (складочном) капитале которого доля участия иностранных юридических лиц, местом регистрации которых является государство или территория, включенные в утверждаемый Министерством финансов Российской Федерации перечень государств и территорий, предоставляющих льготный налоговый режим налогообложения и (или) не предусматривающих раскрытия и представления информации при проведении финансовых операций (офшорные зоны) в отношении таких юридических лиц, в совокупности превышает 50 процентов;

— иные основания, однозначно негативно влияющие на деловую репутацию заявителя на сертификацию продукции (работ, услуг).

9.17. При принятии Органом по сертификации отрицательного решения по заявке на сертификацию продукции (работ, услуг), заявителю на сертификацию должно быть направлено Решение об отказе в проведении сертификации с указанием причин отказа.

9.18. При положительном решении Органа по сертификации по заявке на сертификацию продукции (работ, услуг) Орган по сертификации осуществляет проверку деловой репутации юридического лица (индивидуального предпринимателя), подавшего заявку на сертификацию продукции (работ, услуг) Проверка деловой репутации заявителей на сертификацию продукции (работ, услуг) может осуществляться в следующих формах: документарная проверка; документарная и выездная проверка.

9.19. При проведении проверки заявителей на сертификацию продукции (работ, услуг) анализируется следующая информация:

— подтверждение того факта, что заявитель на сертификацию продукции (работ, услуг) является российским производителем экспортируемой или имеющей экспортный потенциал продукции (работ, услуг);

— соответствие заявленному статусу предпринимательства (крупное,среднее, малое предприятие), значимость его влияния на экономику региона;

— количество лет, в течение которых осуществляется предпринимательская деятельность заявителем на сертификацию продукции (работ, услуг);

— динамика выручки за проверяемый период;

— наличие у заявителя на сертификацию продукции (работ, услуг) основных средств для выполнения производственных функций;

— финансовая стабильность заявителя на сертификацию продукции (работ, услуг);

— наличие у заявителя на сертификацию продукции (работ, услуг) квалифицированного персонала;

— частота упоминаний о заявителе на сертификацию продукции (работ, услуг) в средствах массовой информации;

— наличие и частота претензий со стороны надзорных и судебных органов в отношении заявителя на сертификацию продукции (работ, услуг);

— наличие благоприятных отзывов о деятельности заявителя на сертификацию продукции (работ, услуг);

— отсутствие достоверной информации, имеющей негативное влияние на деловую репутацию заявителя на сертификацию продукции (работ, услуг).

9.20. Проверка опыта и деловой репутации заявителей на сертификацию продукции (работ, услуг) осуществляется путем применения метода экспертной оценки, основанного на учете мнений экспертов, осуществляющих работу по проверке деловой репутации заявителей на сертификацию продукции (работ, услуг).

9.21. По результатам проверки деловой репутации заявителя на сертификацию продукции (работ, услуг) осуществляется расчет индекса деловой репутации заявителя на сертификацию продукции (работ, услуг)

9.22. Индекс деловой репутации служит основанием для проведения дальнейших проверочных работ в рамках осуществления процедуры сертификации продукции (работ, услуг). Индекс деловой репутации заявителя на сертификацию продукции (работ, услуг) подлежит актуализации в рамках осуществления инспекционного контроля продукции, работ (услуг) держателей сертификатов соответствия не реже одного раза в период действия сертификата соответствия, но не позже 6 месяцев до срока окончания его действия.

9.23. Продукция (работы, услуги) в ходе проверки должны соответствовать следующим критериям (требованиям Системы):

— подтверждение правильности выбора заявителем на сертификацию формы подтверждения соответствия продукции (работ, услуг) в соответствии с действующими нормами законодательства в области технического регулирования Российской Федерации и Евразийского экономического союза;

— подтверждение актуальности документов о соответствии сертифицируемой продукции (работ, услуг) на момент проверки.

9.24. К сертификации продукции (работ, услуг) привлекаются эксперты в соответствующих областях специализаций по подтверждению соответствия продукции (работ, услуг).

9.25. По результатам проведенной проверки продукции (работ, услуг) Орган по сертификации принимает решение о возможности выдачи сертификата(ов) соответствия на продукцию (работу, услугу).

9.26. На основании принятого положительного решения о выдаче сертификата(ов) соответствия на продукцию (работу, услугу) Орган по сертификации оформляет сертификат(ы) соответствия  и направляет его заявителю на сертификацию.

9.27. Сертификат соответствия вступает в действие с момента его регистрации в Реестре сертификатов соответствия Системы. Сертификат соответствия может иметь приложение, содержащее перечень конкретных видов продукции (работ, услуг), на которую распространяется его действие.

Срок действия сертификата соответствия – три года.

9.28. Сертификат соответствия действует в отношении продукции, выпущенной в обращение во время действия сертификата соответствия в течение срока годности или срока службы продукции; в отношении выполненных работ, оказанных услуг в течение срока действия сертификата соответствия.

9.29. Держателю сертификата соответствия выдается разрешение на применение знака соответствия Системы, изображение которого установлено в документе Порядок применения знака соответствия Системы добровольной сертификации «ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКИЙ ЦЕНТР «ИНСАЙТ»».

9.30. В случае, если у держателя сертификата соответствия имеется опыт экспортной деятельности, в Реестре сертификатов соответствия ему присваивается статус «действующий» с указание стран-импортёров; в случае отсутствия опыта экспортной деятельности держателю сертификата соответствия присваивается статус «потенциальный», который актуализируется по результатам инспекционного контроля и мониторинга деятельности держателя сертификата соответствия.

9.31. При отрицательных результатах сертификации Орган по сертификации выдает заявителю на сертификацию решение об отказе в выдаче сертификата соответствия с указанием причин отказа.

9.32. Действие сертификата соответствия может быть прекращено в случае выявления достоверной информации о несоответствии продукции (работ, услуг) требованиям Системы, о судебных решениях, принятых в отношении держателя сертификата соответствия, о несоблюдении держателем сертификата соответствия требований документов Системы, о выявлении в ходе мониторинга деятельности держателей сертификатов соответствия или в ходе инспекционного контроля фактов, негативно влияющих на деловую репутацию держателей сертификатов соответствия или оказывающих негативное воздействие на безопасность сертифицированной продукции (работ, услуг).

9.33. За три месяца до окончания срока действия сертификата соответствия, в случае заинтересованности держателя сертификата соответствия в прохождении сертификации на новый срок, ему необходимо подать заявку на сертификацию для обеспечения непрерывности применения знака соответствия Системы.

9.34. В ходе процедуры сертификации Органом по сертификации осуществляется формирование Дела сертификата соответствия. Дело сертификата соответствия формируется в электронном виде и хранится в архиве Органа по сертификации в течение срока действия сертификата и не менее 5 лет со дня окончания действия сертификата соответствия.

9.35. Держатели сертификатов соответствия обязаны в течение всего срока его действия информировать Орган по сертификации об изменениях, которые могут противоречить информации, содержащейся в сертификате соответствия и в разрешении на применение знака соответствия Системы (изменения в названии организации, в организационно-правовой форме держателя сертификата соответствия и т.п.).Орган по сертификации на основании информации, полученной от держателей сертификатов соответствия, вправе принимать решение о необходимости проведения дополнительных внеплановых проверок или проведения новой процедуры сертификации, что отражается в договоре между Органом по сертификации и заявителем.

9.36. Орган по сертификации осуществляет мониторинг деятельности держателей сертификатов соответствия в течение всего срока его действия. Мониторинг деятельности держателей сертификатов соответствия осуществляется в том числе на основе:

— анализа информации о деятельности держателей сертификатов соответствия и сертифицированной продукции (работах, услугах) в прессе и в информационно-коммуникационной сети «Интернет»;

— анализа иной информации.

9.37. В случае получения достоверной информации в ходе мониторинга деятельности держателей сертификатов соответствия, свидетельствующей о наличии фактов, негативно влияющих на их деловую репутацию или содержащих негативную информацию о безопасности сертифицированной продукции (работ, услуг), Орган по сертификации имеет право приостановить действие сертификата соответствия с целью проведения внеплановой проверки.

9.38. Действие сертификата соответствия может быть прекращено Органом по сертификации в следующих случаях:

— не предоставление держателем сертификата соответствия информации, запрошенной Органом по сертификации;

— установление недостоверности предоставленной держателем сертификата соответствия информации, запрошенной Органом по сертификации;

— выявление достоверной информации, негативно влияющей на деловую репутацию держателя сертификата соответствия либо подтвержденной негативной информации о безопасности сертифицированной продукции.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.